Les autorités en valeurs mobiliÚres du Canada fournissent des indications sur la tenue des assemblées générales annuelles pendant la pandémie de COVID-19
20 mars 2020, 11:00 ET
ACVM
MontrĂ©al â Compte tenu des prĂ©occupations croissantes entourant la COVID-19 au Canada et de la pĂ©riode de sollicitation de procurations actuellement en cours, les AutoritĂ©s canadiennes en valeurs mobiliĂšres (ACVM) sont conscientes que bon nombre dâĂ©metteurs assujettis envisagent des changements ou des solutions de rechange Ă leurs assemblĂ©es gĂ©nĂ©rales annuelles (AGA) qui se tiendront en personne prochainement. En rĂ©ponse aux questions ou aux prĂ©occupations entourant de telles mesures, les ACVM donnent les indications qui suivent pour aider les Ă©metteurs assujettis tout en veillant Ă ce quâils respectent les obligations qui leur incombent en vertu de la lĂ©gislation en valeurs mobiliĂšres.
Les indications sâappliquent Ă tous les sujets abordĂ©s lors des AGA (notamment lâĂ©lection des administrateurs et les modifications apportĂ©es aux plans incitatifs fondĂ©s sur des titres de capitaux propres). Les Ă©metteurs assujettis qui participent Ă des courses aux procurations, qui tiennent des assemblĂ©es extraordinaires relativement Ă des regroupements dâentreprises ou qui souhaitent obtenir lâapprobation des porteurs de titres pour des opĂ©rations visĂ©es par le RĂšglement 61-101 sur les mesures de protection des porteurs minoritaires lors dâopĂ©rations particuliĂšres sont invitĂ©s Ă communiquer avec leur autoritĂ© principale au sujet des mesures jugĂ©es appropriĂ©es dans les circonstances.
La tenue des AGA Ă©tant principalement soumise au droit des sociĂ©tĂ©s applicable et aux documents constitutifs de lâĂ©metteur assujetti, elle ne relĂšve pas de la compĂ©tence des autoritĂ©s en valeurs mobiliĂšres. Les ACVM recommandent donc aux Ă©metteurs assujettis prĂ©voyant adopter des changements ou des solutions de rechange Ă leur prochaine AGA de consulter les lois applicables et ces documents.
Changement de date, dâheure ou de lieu dâune AGA tenue en personne
Selon nous, lâĂ©metteur assujetti qui a dĂ©cidĂ© de modifier la date, lâheure ou le lieu de son AGA en personne en raison de difficultĂ©s attribuables Ă la COVID-19, mais qui a dĂ©jĂ envoyĂ© et dĂ©posĂ© ses documents reliĂ©s aux procurations peut en aviser les porteurs de titres sans devoir envoyer dâautres documents de sollicitation ou des documents reliĂ©s aux procurations mis Ă jour sâil remplit les conditions suivantes :
- il publie un communiquĂ© annonçant le changement de date, dâheure ou de lieu;
- il dépose ce communiqué au moyen de SEDAR;
- il prend toutes les mesures raisonnablement nĂ©cessaires pour informer tous les participants Ă lâinfrastructure du vote par procuration (par exemple, les intermĂ©diaires, les agents des transferts et les fournisseurs de services en matiĂšre de vote par procuration) du changement.
Nous nous attendons Ă ce que les Ă©metteurs assujettis prennent les mesures prĂ©citĂ©es rapidement aprĂšs avoir dĂ©cidĂ© de modifier la date, lâheure ou le lieu de leur AGA, et suffisamment tĂŽt avant sa tenue pour que le marchĂ© en soit avisĂ© en temps utile. LâĂ©metteur assujetti nâayant pas encore envoyĂ© ni dĂ©posĂ© ses documents reliĂ©s aux procurations devrait envisager dây inclure une mention indiquant la possibilitĂ© de ce changement en raison de la COVID-19.
AGA virtuelle ou hybride
LâĂ©metteur assujetti qui compte tenir une AGA virtuelle (soit sur Internet ou par tout autre moyen Ă©lectronique plutĂŽt quâen personne) ou hybride (soit une assemblĂ©e en personne qui permet Ă©galement une participation par des moyens Ă©lectroniques) devrait en aviser rapidement ses porteurs de titres, les participants Ă lâinfrastructure du vote par procuration et les autres participants au marchĂ©, et communiquer des indications claires au sujet des dĂ©tails logistiques de cette AGA, notamment la façon dont les porteurs de titres pourront y accĂ©der Ă distance, y participer et y exercer leurs droits de vote. Dans le cas de lâĂ©metteur assujetti nâayant pas encore envoyĂ© ni dĂ©posĂ© ses documents reliĂ©s aux procurations, cette information devrait y figurer. Dans le cas contraire, et sâil a suivi les mesures susmentionnĂ©es concernant lâannonce dâun changement de date, dâheure ou de lieu, il nâest pas tenu dâenvoyer dâautres documents de sollicitation ni de mettre Ă jour ses documents reliĂ©s aux procurations uniquement pour annoncer la tenue dâune AGA virtuelle ou hybride.
Par ailleurs, les ACVM souhaitent particuliĂšrement rĂ©pondre aux questions concernant lâapplication de lâarticle 2.15 du RĂšglement
54-101 sur la communication avec les propriĂ©taires vĂ©ritables des titres dâun Ă©metteur assujetti. Cet article prĂ©voit que lâĂ©metteur assujetti qui donne aux porteurs inscrits de ses titres avis de lâajournement ou de modification dâune AGA doit expĂ©dier simultanĂ©ment cet avis Ă ses propriĂ©taires vĂ©ritables. Ă notre avis, tout Ă©metteur assujetti envisageant des changements ou des solutions de rechange Ă son AGA nâa pas Ă demander Ă ĂȘtre dispensĂ© de lâapplication de cet article, tant que les porteurs inscrits et les propriĂ©taires vĂ©ritables sont traitĂ©s sur un pied dâĂ©galitĂ© et reçoivent la mĂȘme information.
Les ACVM suivent de prĂšs les rĂ©percussions de la COVID-19 sur les marchĂ©s des capitaux canadiens et pourraient, au besoin, publier dâautres indications et des mises Ă jour.
Les ACVM sont le conseil composé des autorités provinciales et territoriales en valeurs mobiliÚres du Canada. Elles coordonnent et harmonisent la réglementation des marchés des capitaux du Canada.
Intervenants du secteur : adressez-vous à votre autorité en valeurs mobiliÚres.
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Martin Latulippe |
Michel Bourque |
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Winnie Sanjoto |
Alexandra Melo |
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Gordon Smith |
Nazma Lee |
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Tim Robson |
Patrick Weeks |
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Rebecca Atkinson |
Peter Lamey |
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Heather Kuchuran |
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MĂ©dias : reportez-vous Ă la liste des reprĂ©sentants provinciaux ou territoriaux ci-dessous, ou communiquez avec nous Ă lâadresse suivante :
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Membres des ACVM |
Personne ressource |
Numéro de téléphone |
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Autorité des marchés financiers |
Sylvain Théberge |
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Alberta Securities Commission |
Hilary McMeekin |
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British Columbia Securities Commission |
Brian Kladko |
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Bureau des valeurs mobiliĂšres, Nunavut |
Jeff Mason |
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Bureau du surintendant des valeurs mobiliĂšres du Yukon |
Rhonda Horte |
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Bureau du surintendant des valeurs mobiliĂšres, Territoire du Nord-Ouest |
Tom Hall |
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Commission des services financiers et des services aux consommateurs, Nouveau-Brunswick |
Sara Wilson |
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Commission des valeurs mobiliĂšres de lâOntario |
Kristen Rose |
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Commission des valeurs mobiliĂšres du Manitoba |
Jason (Jay) Booth |
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Financial and Consumer Affairs, Authority of Saskatchewan |
Shannon McMillan |
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Nova Scotia Securities Commission |
David Harrison |
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Office of the Superintendent of Securities, Terre-Neuve-et-Labrador |
Renée Dyer |
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Superintendent of Securities, Gouvernement de l'Ăle-du-Prince-Ădouard |
Steve Dowling |
